Zopár tipov a odporúčaní, ktoré zdokonalia vaše workshopy
Zorganizovať workshopy nie je vôbec jednoduché. Žiadajú si maximálnu dôslednú prípravu, pozostávajúcu z niekoľkých základných krokov. Tie zahŕňajú zabezpečenie vhodného priestoru, kvalitnej techniky, chutného občerstvenia, odborných lektorov a v neposlednom rade nezabúdajte ani na efektívnu propagáciu. Základom je jasné zameranie workshopu so zaujímavým programom.
Workshopy a ich príprava
Na začiatku nezabúdajte na päť faktorov, vďaka ktorým budú vaše workshopy úspešné. Prvým je propagácia – plagáty, vytvorenie udalosti na Facebooku, reklama v novinách a pod. Rozhodujúci je aj priestor, príp. jeho prenájom. Workshopy majú plánovanú kapacitu, od ktorej by sa mala odvíjať veľkosť priestorov (ideálne s vlastným parkoviskom). Keďže workshopy sú kolektívne podujatia, účastníkov rozmiestnite rovnomerne, teda nikto by sa nemal cítiť odstrčený. Rozhodne zaistite fungujúcu techniku – laptopy, reproduktory, mikrofóny, dataprojektory a i. Uistite sa aj o správnej intenzite osvetlenia a ozvučenia. V tme či hluku sa workshopy rozhodne nerealizujú. K ďalším faktorom patrí občerstvenie (vo vlastnej réžii, príp. catering). Workshopy predpokladajú aj skúsených lektorov. Pouvažujte i o moderátorovi, ktorý event otvorí, predstaví hostí i program a bude ho korigovať.
Workshopy prajú pripraveným
Ako väčšina podujatí, i workshopy predpokladajú WiFi. Inak riskujete nervóznych návštevníkov či spackaný program, ktorý zväčša vyžaduje aj internet. Workshopy majú byť interaktívne, v rámci možnosti a miery únosnosti i zábavné a nabité rôznymi ukážkami. Keďže workshopy zvyčajne organizuje skupinka ľudí, odporúča sa rozdelenie hlavných úloh i sprievodných aktivít tak, aby každý vedel, za čo má zodpovednosť. Nezabúdajte na pomôcky využívané pri rôznych činnostiach. Odbiehanie do najbližšieho obchodu je znakom amaterizmu, ktorý účastníci neprehliadnu. Nedovoľte, aby vaše workshopy zničila nepripravenosť. K aspektom, ktoré pozitívne ovplyvňujú workshopy, patrí výber vhodných lektorov a účastníkov, aktivity súvisiace s témou, primeraná dĺžka workshopu, prestávky na toaletu a občerstvenie, ako aj príprava náhradného plánu. I workshopy totiž predpokladajú vznik neočakávaných udalostí. Keďže workshopy často končia diskusiou, pripravte sa i na ňu. Môže prebiehať v rovnakom priestore, príp. zabezpečte iný, ideálne susednú miestnosť. Nezabudnite na tabuľu, písacie potreby a funkčný mikrofón.
Plánujete workshopy, semináre, výstavy, koncerty či iné podujatia? Zorganizujte ich v atraktívnych priestoroch v Refinery Gallery, ktoré je možné flexibilne pretvoriť priamo na mieru vášmu eventu. Kapacita do 2500 osôb a parkovanie zadarmo. Pre viac informácií nás kontaktujte.